Festpreis oder Tagessatz: Abrechnung pro Baustein eines Service-Vorhabens

Ein Festpreis bindet die Vergütung an ein vorab beschriebenes Ergebnis, ein Tagessatz an die tatsächlich geleistete Zeit. Welches Modell trägt, hängt weniger von der Größe eines Vorhabens ab als davon, wie gut sein Gegenstand vor dem Start bekannt ist. Bei Software rund um ein technisches Produkt schwankt genau das von Baustein zu Baustein erheblich.

Was bedeutet Festpreis, was bedeutet Tagessatz?

Beim festen Preis verspricht der Auftragnehmer ein Werk: einen Ersatzteilkatalog mit Suche über die Seriennummer, eine App, in der Servicetechniker ihre Einsätze quittieren, eine Anbindung, die Serviceaufträge ins ERP schreibt. Er trägt das Risiko, sich verschätzt zu haben, und erhält die Vergütung erst, wenn das Ergebnis abgenommen ist. Rechtlich ist das die typische Gestalt eines Werkvertrags.

Beim Tagessatz kauft der Auftraggeber Arbeitszeit mit einem Ziel, aber ohne geschuldeten Erfolg. Das Schätzrisiko liegt bei ihm; dafür zahlt er keinen Aufschlag für Unbekanntes. Diese Form gehört zum Dienstvertrag und passt zu Arbeit, deren Ergebnis ein Befund ist: eine Sichtung, ein Konzept, eine Empfehlung.

Zwischen beiden liegt keine Glaubensfrage, sondern eine Informationsfrage. Wer eine belastbare Beschreibung des Ergebnisses hat, kann einen Preis verlangen. Wer sie nicht hat, bezahlt entweder den Sicherheitsaufschlag im Pauschalbetrag oder die Stunden, in denen die Beschreibung erst entsteht.

Drei Prüffragen vor der Wahl des Modells

1. Liegt der Gegenstand schriftlich vor? Gibt es Stücklisten, eine Übersicht der Gerätevarianten, dokumentierte Serviceabläufe? Oder existiert das Wissen nur im Kopf der Serviceleitung?
2. Sind fremde Systeme beteiligt, deren Verhalten niemand aufgeschrieben hat? Eine ERP-Schnittstelle mit Beschreibung lässt sich kalkulieren; eine gewachsene Datenbank des Außendienstes ohne Beschreibung zunächst nicht.
3. Lässt sich das Ergebnis prüfen, bevor es im Feld läuft? Wenn ja, lässt es sich auch fest bepreisen. Zeigt sich der Nutzen erst unter echten Einsätzen, gehört eine Erprobung davor.

Dreimal Ja spricht für den festen Preis mit Abnahme. Ein einziges Nein genügt, um den betroffenen Teil zunächst nach Aufwand zu klären.

Ein Vorhaben, mehrere Modelle: Portal, Katalog, Handbuch-Assistent

Service-Software eines Herstellers ist selten ein einziges Werk. Meist setzt sie sich aus Bausteinen zusammen, die sehr unterschiedlich gut bekannt sind:

• Serviceportal für Endkunden. Anmeldung, Geräteübersicht, Störungsmeldung: gut beschreibbar, sobald Rollen und Masken feststehen, und damit ein Kandidat für den Pauschalpreis.
• Digitaler Ersatzteilkatalog. Er hängt an der Qualität der Stammdaten. Sind Explosionszeichnungen und Stücklisten gepflegt, ist der Aufbau kalkulierbar; liegen sie über Jahre verstreut in verschiedenen Ablagen, geht eine Datensichtung nach Tagen voraus.
• KI-Assistent auf Handbüchern. Ob die Antworten verlässlich werden, zeigt erst ein Probelauf auf den echten Dokumenten. Dieser Probelauf wird nach Aufwand abgerechnet; die anschließende Umsetzung mit festgelegten Prüffragen und Schwellen kann einen festen Betrag bekommen.

So entsteht ein Angebot, das pro Baustein ehrlich ist, statt einer Gesamtsumme, in der die unbekannten Teile als Aufschlag verschwinden. Wie ein solcher Assistent aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag zum KI-Assistenten im Service.

Festpreis mit Abnahme: woran ein Angebot zu messen ist

Ein fester Betrag ist nur so viel wert wie die Beschreibung, auf die er sich bezieht. Tragfähig ist er, wenn das Angebot vier Dinge enthält:

• eine Leistungsbeschreibung, die Nutzerrollen, Abläufe und Schnittstellen benennt;
• Abnahmekriterien, die vor dem Start feststehen und nachträglich nicht umgedeutet werden;
• einen geregelten Weg für Änderungswünsche, mit eigenem Nachtragsangebot statt stiller Mehrarbeit;
• die Mitwirkung des Herstellers: wer Stammdaten liefert, wer Testgeräte bereitstellt, wer im Kundendienst fachlich entscheidet.

Fehlt einer dieser Punkte, wandert das Risiko zum Auftraggeber zurück, nur später und in Form von Nachträgen. Was bei der Abnahme rechtlich geschieht, erklärt ein eigener Beitrag.

Wo die Abrechnung nach Tagen kippt

Der Tagessatz bleibt fair, solange er an einen Befund gebunden ist. Heikel wird er in zwei Fällen. Erstens, wenn er ohne Grenze läuft: Dann fehlt jeder Anlass, eine Sichtung abzuschließen. Eine Kostengrenze und ein benanntes Ergebnis, etwa ein Bericht über den Zustand der Ersatzteildaten, halten ihn im Rahmen.

Zweitens, wenn aus einer befristeten Klärung eine dauerhafte Entwicklung nach Tagen wird. Die laufende Weiterentwicklung einer Service-App gehört in einzeln beauftragte Pakete mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien. Wird sie stattdessen Tag für Tag abgerufen und von der Fachabteilung gesteuert, verschwimmt die Grenze zwischen dem Kauf eines Ergebnisses und dem Einsatz von Personal, und daraus entsteht ein rechtliches Risiko für beide Seiten.

Wie wir das Modell pro Baustein festlegen

Wir beginnen mit dem, was bekannt ist, und rechnen nur das nach Aufwand ab, was erst geklärt werden muss: meist die Sichtung von Stammdaten, Handbüchern und vorhandenen Schnittstellen. Diese Klärung endet mit einem schriftlichen Befund. Danach erhält jeder Baustein, der sich beschreiben lässt, einen Festpreis mit Abnahmekriterien im Angebot; der Zeitrahmen steht ebenfalls dort. Wie wir solche Vorhaben technisch schneiden, zeigt die Seite Softwareentwicklung für Service und After-Sales.